3. Datele personale prelucrate
Operatorul prelucrează următoarele date personale: 
a) date personale de identificare ale părinților/tutorilor/reprezentanților legali: nume, prenume, cetățenia, țara de origine, adresa, informațiile incluse în C.I./pașapoarte/permise de şedere, data naşterii, CNP, adresa de domiciliu, adresa de corespondență, cod poștal, e-mail, telefon (e.g., fix, mobil, fax), stare civilă, date financiare (informații legate de contul bancar. Acestea sunt obligatorii pentru încheierea și executarea contractului de școlarizare;
b) date personale aferente unui profil general al elevului: nume, prenume, data naşterii, clasa, profil, limba maternă, limbi străine cunoscute, media de admitere. Acestea sunt necesare pentru executarea și optimizarea contractelor de şcolarizare.
c) documente medicale ale elevilor: istoricul medical, alergiile, fișa de vaccinare, afecțiunile, rezultatele analizelor medicale și alte documente medicale ale elevilor;
d) datele completate de dvs. în formularele de înscriere/pre-înscriere în anul școlar și documente atașate acestora (copie, CI; copie pașaport, certificat de naștere, act de custodie etc.); datele din formularele de înscriere/preînscriere marcate ca obligatorii, dar necompletate de dvs. atrag imposibilitatea de încheiere a contractului;
e) date rezultate ca urmare a vizitelor la faţa locului și/ sau interviurilor;
f) fotografii;
g) date referitoare la mediul educațional și performanța academică a elevilor: rezultate academice și rapoarte de evaluare semestriale, disciplina și conduita elevilor, hobby-uri, rezultatele testelor educaționale, feedback-ul profesorilor etc.;
h) date despre familie, dacă acestea au fost furnizate opțional de către dvs, cum ar fi: stare civilă, profesie și locul de muncă al părinților etc.;
i) date rezultate ca urmare a înregistrării video în cazul în care se utilizează spațiile interioare și exterioare din cadrul campusului, date precum imagini vizuale, imagini faciale, fotografii, capturi de ecran, asocierea dintre imaginile video și alte date cu caracter personal prelucrate; aceste date se prelucrează din motive de protecţie şi siguranţă a persoanelor şi bunurilor;
j) adresa de e-mail, telefonul, adresa Internet Protocol („IP”), parola, prelucrate atunci când navigați pe site-ul spectrumiasi.ro și atunci cand trimiteți e-mail-uri sau completați formularul de contact pe website-ul spectrumiasi.ro;
k) orice alte informații care derivă din acestea în urma prelucrărilor efectuate de Operator (e.g. segmentarea în funcție de diferite criterii, identificatorul unic generat pentru fiecare beneficiar al serviciilor prestate de Operator pentru fiecare persoană vizată în parte, participarea la evenimentele organizate de Operator) și orice alte informații care sunt necesare desfășurării activităților permise Operatorului.
l) informații despre dispozitivul folosit (cum ar fi modelul de hardware, versiunea sistemului de operare, identificatorii unici ai dispozitivului și informații despre rețeaua mobilă, inclusiv numărul de telefon), după caz;
m) informații de jurnal – detalii despre modul în care ați utilizat website-ul nostru, cum ar fi interogările de căutare, după caz;
n) informații înregistrate în jurnalele de telefonie, cum ar fi numărul de telefon, numărul apelantului, numerele de redirecționare, ora și data apelurilor, durata acestora, informațiile de direcționare a mesajelor SMS și tipurile de apeluri, după caz;
o) informații despre evenimentele survenite pe dispozitiv, cum ar fi erorile, activitatea sistemului, setările hardware, tipul de browser, limba acestuia, data și ora solicitării dvs. și adresa URL de referință;
p) cookie-uri care pot identifica în mod unic browser-ul dvs. Pentru mai multe informatii privind politica de utilizare a cookie-urilor se poate accesa Politica de utilizare a cookie-urilor disponibilă pe site-ul spectrumiasi.ro

4. Prelucrarea datelor. Scopul prelucrării. Temeiul legal
Operatorul prelucrează datele personale prin următoarele operațiuni: colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, transmiterea, combinarea, blocarea, restricționarea, ștergerea, distrugerea, arhivarea datelor cu caracter personal.
Scopurile prelucrării sunt:
• oferirea de informații cu privire la activitatea și serviciile oferite de / încheierii contractelor cu Operatorul, prin intermediul tuturor canalelor disponibile în acest sens (e.g. locații fizice, internet, telefon etc.), înaintea încheierii contractului sau în legătură cu executarea acestuia;
• pentru dosarul de înscriere al elevilor;
• pentru întocmirea documentelor școlare potrivit prevederilor legale;
• pentru încheirea contractului de școlarizare;
• corespondenţa contractuală şi pre-contractuală;
• eliberarea de registre matricole și rapoarte de evaluare;
• pentru emiterea facturilor de către unitatea de învățământ pentru plata taxelor conform contractului educațional;
• informarea, prin intermediul mijloacelor de comunicare (e.g. telefon, e-mail, poștă, internet), efectuată de Operator în interesul persoanei vizate sau pentru a proteja interesele vitale ale acesteia, referitoare la: caracteristicile serviciilor educaţionale, serviciilor suplimentare ale Operatorului ca unitate de învățământ sau ale partenerilor săi (e.g. transport, masa) şi cu privire la alte informații privind serviciile Operatorului, după caz etc;
• identificarea dvs. atât în locațiile fizice în care activează Operatorul, cât și prin intermediul mijloacelor de comunicare (e.g., telefon, e-mail, poștă, internet), inclusiv prin înregistrarea video a prezenței dvs. în locațiile fizice, după caz (cu scopul de a menține un nivel ridicat de securitate a bunurilor și persoanelor); la imaginile camerelor de supraveghere au acces Managerul, Directorul unității de învățământ, responsabilul IT; monitorizarea video este marcată corespunzător, prin afișarea mesajelor de avertizare în locuri vizibile;
• efectuarea unor activități de gestiune economică, financiară și/sau administrativă în cadrul Operatorului, inclusiv adminsitrarea clasei, orarului, administrarea examenelor și concursurilor școlare interne și publice;
• furnizarea de servicii suport pentru solicitările dvs. (e.g. soluționarea cererilor, reclamațiilor și petițiilor formulate), atât în locațiile fizice, cât și prin intermediul mijloacelor de comunicare (e.g. telefon, e-mail, poștă);
• analiza preferințelor, intereselor, istoricului relațiilor contractuale pentru efectuarea de activități de marketing direct (e.g., comunicarea prin orice mijloc – poștă, telefon, fax, e-mail, SMS/MMS) în cazul în care persoana vizată a optat în acest sens, fie pentru efectuarea oricăror altor tipuri de promovare a serviciilor Operatorului, conform opțiunii exprimate de dvs.;
• realizarea de activități de marketing sau publicitate de tip general, precum și activități de fidelizare a persoanei vizate (de ex. sesiuni de schimburi de experiență, evenimente etc.) în cazul în care persoana vizată a optat în acest sens;
• analizarea comportamentului online al persoanei vizate/oricărei persoane care accesează pagina de internet a Operatorului de pe site-ul spectrumiasi.ro prin folosirea de cookies, atât ale Operatorului, cât și ale partenerilor contractuali ai Operatorului, conform Politicii de utilizare a cookie-urilor disponibilă pe website-ul spectrumiasi.ro
• efectuarea de analize interne (incluzând analize statistice) pentru îmbunătățirea și dezvoltarea activității, precum și efectuarea de studii și analize cu privire la serviciile și activitățile desfășurate de Operator pentru îmbunătățirea acestora;
• generarea de rapoarte cu privire la activitatea Operatorului, cu scopul de facilita efectuarea managementului tuturor proceselor operaționale;
• arhivarea atât în format letric cât și în format electronic a documentelor care se încheie cu privire la relația cu Persoana vizată, realizarea unui serviciu de registratură cu privire la documentele/plicurile/coletele care sunt adresate Operatorului cu privire la relația contractuală existentă, realizarea unor activități de curierat cu privire la documente/plicuri care conțin datele dvs. personale;
• soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror altor petiții/plângeri la care Operatorul este parte, inclusiv recuperarea creanțelor
• îndeplinirii unei obligații legale a Operatorului, în ceea ce privește prelucrarea datelor medicale în cadrul cabinetului medical al Operatorului, atât în scopul aplicării unor programe de prevenție și sănătate publică, pentru diagnosticarea și acordarea de îngrijiri medicale sau sociale sau de tratament în baza legislației europene și naționale;
• evaluării capacității de învățare a unui elev în scopul adaptării activităților didactice la nevoile individuale ale acestuia și îmbunătățirii performanței școlare;
• protejării intereselor vitale ale persoanei vizate, în ceea ce privește datele medicale referitoare la alergii și istoric medical puse la dispoziție voluntar de către dvs.;
• pentru crearea unui profil al elevului în catalogul virtual MyEducare și pentru a asigura accesul părinților/tutorilor/reprezentanților legali pe baza de user și parolă la catalogul virtual MyEducare, unde fiecare elev are creat un profil, pentru optimizarea sistemului educațional, pentru o mai bună colaborare intre Operator si părinții/reprezentanții legali ai elevilor și în scopul adaptării activităților didactice la nevoile individuale ale fiecarui elev;
• pentru completarea și transmiterea diverselor evidențe cerute de către Ministerul Educației și inspectoratul școlar;
• pentru transmiterea de informari, newsletter, solicitări, notificări, în cazul în care există un acord, consimțământ în acest sens;
• pentru colaborarea cu entitățile partenere ale Operatorului care desfașoară activități specifice cluburilor extrașcolare și pentru acordarea și facilitarea accesului elevilor la aceste cluburi extrașcolare în vederea asigurării unor servicii suplimentare necesare sau recomandate pentru buna dezvoltare a elevilor, în cazul în care există un acord, consimțământ în acest sens;
• pentru colaborarea cu entitățile partenere ale Operatorului care organizează sau participă la organizarea de concursuri școlare naționale și/sau internaționale, în vederea asigurării unui cadru educațional competitiv și pentru a încuraja interesul elevilor spre studiu și spre performanțe școlare deosebite, pentru o amplă recunoaștere a performanțelor școlare;
OPERATORULUI prelucrează datele cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, în baza următoarelor temeiuri legale:
(1) în baza consimțământului acordat prin selectarea opțiunilor de comunicare (art. 6 lit. a) din GDPR);
(2) pentru executarea unui contract încheiat cu dvs. sau pentru a face demersuri la cererea dvs. înainte de încheierea unui contract (e.g., furnizarea de informații pre-contractuale);
(3) în baza unei obligații legale aflate în sarcina Operator (identificarea dvs., ținerea evidențelor contabile, raportările legale către autorități etc.);
(4) în baza interesului legitim al Operatorului (centralizarea operațiunilor și menținerea unei baze de date interne, analizarea unor idei de eficientizare a modului în care operează Operatorul; efectuarea unor analize statistice cu privire la activitatea și elevii Operatorului; îndeplinirea operațiunilor curente pentru desfășurarea activității; dezvoltarea și îmbunătățirea serviciilor Operatorului; asigurarea unui nivel ridicat de securitate atât la nivelul sistemelor informatice cum ar fi aplicații, rețea, infrastructură, pagina web, cât și în cadrul locațiilor fizice – sediul central, punct de lucru etc.)
(5) protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altor persoane;
(6) având în vedere că Operatorul oferă servicii educaționale considerate servicii de interes public, în conformitate cu prevederile aplicabile, operațiunile de prelucrare de date realizate în scopuri educaționale vor avea ca bază legală pentru procesare, îndeplinirea unei sarcini de interes public.

5. OPERATORUL poate transmite datele personale către anumiți destinatari

Destinatarii datelor pot fi:
(1) furnizori de servicii necesare desfășurării activității Operatorului, precum: furnizori de servicii IT (mentenanță, dezvoltare software), servicii de curierat, servicii de audit, servicii juridice;
(2) executori judecătorești, experți evaluatori și birouri notariale, organe judiciare din România și din alte țări, precum membrii instanțelor judecătorești, instanțelor arbitrale, parchetelor, organe ale poliției, după caz;
(3) instituții publice de supraveghere a activității; autorități publice centrale și locale (e.g. Ministerul Educației și agențiile aflate în subordinea ministerului, Autoritatea Națională de Administrare Fiscală, Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor) din România și din alte țări, după caz;
(4) instituții de investigare și suport pentru incidente de securitate cibernetică.

Alți destinatari ai datelor personale vor fi cei din Anexa: Lista destinatarilor datelor personale, după caz.

6. Informații cu privire la transferul datelor personale într-o țară din afara Zonei Economice Europene

În principiu, OPERATORUL nu transferă date cu caracter personal ale persoanelor vizate prin prezenta informare în afara României sau statelor din cadrul UE/EEA.
În vederea îndeplinirii scopurilor menționate mai sus, este posibil ca Operatorul să transfere unele sau toate categoriile de date cu caracter personal în afara Romaniei sau statelor din cadrul UE/EEA. Pentru astfel de transferuri, Operatorul se obligă să ia o serie de masuri legale pentru a asigura un nivel adecvat de protecție a persoanelor fizice, similar cu cel oferit de legislația europeană. Printre aceste măsuri se regăsesc și încheierea de clauze contractuale standard aprobate la nivel european.

7. Stocarea datelor personale

Datele personale vor fi prelucrate cel puțin pe durata de valabilitate a contractului încheiat cu Operatorul, precum și ulterior, pe durata necesară executării obligațiilor contractuale de către oricare dintre parți.
Datele personale vor fi stocate atât timp cât este necesar pentru scopurile menționate mai sus sau pe perioada de timp prevăzută de dispozițiile legale generale precum și cele aplicabile în materie fiscală și în acord cu legislația în domeniul arhivistic.
Cu excepția datelor colectate prin intermediul modulelor cookies a căror durată de păstrare este prevăzută în Politica de utilizare a cookie-urilor disponibilă pe site-ul spectrumiasi.ro (click aici), a înregistrărilor video/audio-video și a cazului în care există o prevedere legală expresă, datele personale vor fi păstrate maxim 5 (cinci) ani de la data la care Operatorul a interacționat ultima dată cu dvs.

Operatorul stochează toate datele dumneavostră personale cât timp vă aflați într-o relație contractuală cu școala, iar ulterior, în termenul maxim stabilit de legislație pentru fiecare categorie de date cu caracter personal. Școala păstrează dosarele elevilor și toate datele referitoare la interacțiunea elevului cu școala, în principal în scopul evaluării activității școlii și a calității serviciilor oferite, dar și pentru a răspunde potențialelor solicitări ale elevilor cu privire la parcursul lor educațional în cadrul școlii, solicitări care apar de obicei după ce elevii termină studiile.

Cu toate acestea, vă rugăm să țineți cont de faptul că toate registrele matricole și alte documente școlare referitoare la activitățile de studiu sunt păstrate pentru o perioadă nedeterminată, în conformitate cu obligațiile legale pe care școala le are în acest sens. În cazul în care o dispoziție legală impune o perioadă minimă de păstrare, școala va păstra datele personale pentru cel puțin acea perioadă obligatorie.
Datele rezultate din înregistrarile video/ audio-video vor fi pastrate maxim 30 de zile. În cazul în care există incidente semnalate în interiorul acestui termen de 30 de zile, a căror dovedire este necesară pentru a fi utilizată ca mijloc de probă într-un litigiu potențial sau iminent, strict datele în discuție se păstrează până la utilizarea lor ca mijloc de probă și finalizarea litigiului și maxim 6 luni de la data soluționării definitive a dosarului în instanță. De asemenea, dacă există incidente semnalate în interiorul termenului de 30 de zile, atunci strict datele privind incidentul respectiv pot fi păstrate o perioadă mai mare, potrivit dispozițiilor interne și prevederilor legale. Durata este proporțională cu scopul prelucrării.

8. Drepturile pe care le aveți cu privire la datele dvs. cu caracter personal prelucrate de Operator

Prelucrarea datelor cu caracter personal cerute de către Operator în contractul încheiat cu dvs. și a celor din formularele de înscriere/pre-înscriere care nu sunt semnalate ca opționale, este considerată obligatorie pentru încheierea și executarea contractului de școlarizare. Refuzul dvs. de a furniza astfel de date sau exercitarea anumitor drepturi poate determina imposibilitatea Operatorului de a presta serviciile respective, inclusiv de a vă transmite informații care pot fi deosebit de importante pentru a proteja interesele dvs legitime și/sau vitale (de ex. modificari ale orarului, modificări în profilul educațional, evenimente care influențează sau pot influența semnificativ procesul educațional și activitățile școlare etc.).
Drepturile pe care le aveți cu privire la datele dvs. cu caracter personal:
(1) Dreptul de acces la datele cu caracter personal – puteți obține din partea noastră o confirmare a faptului ca Operatorul prelucrează sau nu date personale care vă privesc și ce astfel de date sunt prelucrate.
(2) Dreptul la rectificare – puteți solicita rectificarea sau actualizarea datelor personale inexacte sau incomplete.
(3) Dreptul la ștergerea datelor sau „dreptul de a fi uitat”- puteți solicita ștergerea datelor personale care vă privesc, în anumite cazuri, precum (i) datele personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, (iii) prelucrarea datelor a avut loc pe baza consimțământului dumneavoastră, iar acesta a fost retras.
(4) Dreptul de a va retrage consimțământul – Consimțământul poate fi retras în orice moment, atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc a fost efectuată pe baza consimțământului dumneavoastră.
(5) Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, în anumite circumstanțe, precum (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor, pe perioada ce ne-ar permite verificarea exactității acelor date, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii acestora, solicitând restricționarea utilizării lor.
(6) Dreptul la portabilitatea datelor – puteți solicita și primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care ni le-ați furnizat, cu dreptul de a le transmite unui alt Operator, în cazul în care prelucrarea datelor s-a efectuat fie în baza consimțământului dumneavoastră sau a contractului încheiat cu noi, iar prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat prin mijloace automate. Acest drept poate fi exercitat, numai în măsura în care prelucrarea datelor furnizate a fost efectuată exclusiv prin mijloace automate și doar acolo unde extragerea acestor date este fezabilă din punct de vedere al capacitaților tehnice folosite de Operator la momentul solicitării.
(7) Dreptul la opoziție- vă puteți opune, din motive legate de situația particulară în care va aflați, prelucrării datelor cu caracter personal în anumite circumstanțe, precum (i) prelucrarea a fost efectuată în interesul nostru legitim sau (ii) prelucrarea are drept scop marketingul direct, inclusiv crearea de profiluri pe baza respectivelor dispoziții.
Dreptul de opoziție privind supravegherea video: Persoanele vizate prin prezenta au un drept de opoziție la prelucrarea datelor cu caracter personal aferente monitorizării video; pe baza cererilor scrise întemeiate și legitime ale acestor persoane, ele pot fi excluse, total sau parțial, de la prelucrare, spre exemplu, prin alocarea spațiului de lucru sau de primire, după caz, în afara ariei de captare a camerelor de supraveghere sau astfel încat camerele de supraveghere să nu capteze preponderent imagini privind expresia feței. Aceasta daca în urma reevaluarii situației, în special a echilibrului prelucrării pentru respectiva persoană vizată, rezultă că interesele sau drepturile sale particulare prevalează intereselor legitime ale Operatorului și activității școlare a Operatorului, ca unitate de învăţământ care are obligaţia şi interesul legitim de a asigura paza, protecţia şi siguranţa elevilor, bunurilor şi persoanelor în general.
(8) Dreptul de nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care vă afectează semnificativ.
În cazul în care OPERATORUL va lua decizii automate în legătură cu datele cu caracter personal puteți (i) cere și obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, (ii) își poate exprima punctul de vedere cu privire la respectiva prelucrare și (iii) contesta decizia.
(9) Dreptul de a fi notificat cu privire la breșe de securitate care au sau ar putea avea impact asupra datelor personale.
(10) Dreptul de a depune o plângere la Operator și/sau la autoritatea competentă privind protecția datelor și de a va adresa justiției.

Pentru exercitarea acestor drepturi, precum și pentru întrebări suplimentare cu privire la această informare sau în legătură cu prelucrarea de către OPERATOR a datelor personale, vă rugăm să contactați responsabilul nostru pentru protecția datelor personale, prin e-mail la adresa [email protected], prin poștă sau prin cerere scrisă și semnată olograf, la adresa sediului Operatorului. Cererea dvs va fi analizată și soluționată în termen de 20 de zile de la data înregistrării.
Pentru a depune o sesizare/reclamație la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, datele de contact sunt:
Web site : http://www.dataprotection.ro/
Email: [email protected]
Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România
Telefon fix: +40.318.059.211,+40.318.059.212
Cabinet Președinte +40.318.059.220; Fax+40.318.059.60

Note:
Vom stabili măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja și pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și accesabilitatea datelor cu caracter personal prelucrate, vom preveni utilizarea sau accesul neautorizat și vom preveni încălcarea securității datelor cu caracter personal, în conformitate cu legislația în vigoare.
În cazul în care este necesară prelucrarea datelor în alte scopuri, școala va solicita consimțământul dvs.
În cazul în care oricare dintre datele dvs. se va schimba, vă rugăm să ne informați în scris, pentru a păstra înregistrările actualizate.
În cazul în care ne veți furniza informații despre alte persoane, veți avea obligația de a informa respectivele persoane cu privire la conținutul acestei note de informare.